Na hora de fechar negócio com um imóvel — seja para comprar ou alugar — a documentação é o que separa um processo tranquilo de uma grande dor de cabeça. E aí entra a famosa pergunta: será que é mesmo obrigatório apresentar certidão negativa nessas transações? A resposta, como tudo no universo jurídico, depende. Mas uma coisa é certa: ela é extremamente recomendada.
Imóvel é um investimento grande. Quando você vai colocar seu dinheiro (ou assinar um contrato de longo prazo), precisa ter certeza de que está tudo certo com a parte legal — do imóvel e das pessoas envolvidas. É aí que entra o papel das certidões: elas garantem que não há pendências ou problemas que possam te afetar no futuro.
Tanto o comprador/locatário quanto o proprietário/vendedor podem (e devem) apresentar certos documentos para segurança de ambas as partes. E mais: em muitas situações, os cartórios ou imobiliárias exigem essas certidões para efetivar o contrato. Então sim, mesmo que não seja obrigatório por lei em 100% dos casos, é um requisito na prática.
Vamos entender melhor quais certidões são importantes, quando são exigidas e por que não vale a pena economizar tempo pulando essa etapa. Spoiler: o barato pode sair bem caro se a papelada estiver incompleta.
Certidão negativa: um escudo jurídico para compradores e inquilinos
Quando você está prestes a assinar um contrato imobiliário, a certidão negativa pode ser o seu maior trunfo. Esse documento atesta que a pessoa (ou empresa) envolvida na negociação não tem dívidas fiscais, trabalhistas ou judiciais em aberto — o que, acredite, é essencial antes de entrar em qualquer acordo.
No caso da compra de um imóvel, ela ajuda a garantir que o bem não será usado futuramente como garantia de um processo. Já pensou comprar um apartamento e, meses depois, ele ser penhorado por causa de uma dívida do antigo dono? Pois é, acontece. E é exatamente isso que uma certidão negativa ajuda a evitar.
Para quem vai alugar, a lógica é parecida. Imobiliárias sérias pedem certidões negativas do inquilino para avaliar o risco de inadimplência. Se houver protestos, ações de cobrança ou dívidas fiscais, a negociação pode ser barrada — ou pelo menos dificultada.
Então, mesmo que o contrato possa ser fechado sem esse documento, ele virou uma espécie de “cartão de visita” de quem quer mostrar que está com a casa em ordem. Literalmente.
Antecedentes criminais na locação de imóveis: exigência ou exagero?
Pode parecer invasivo à primeira vista, mas a consulta aos antecedentes criminais de inquilinos ou proprietários não é incomum em contratos de aluguel. Imobiliárias e proprietários usam esse tipo de verificação como parte do processo de triagem — especialmente em imóveis comerciais ou de alto padrão.
Do lado de quem aluga, apresentar a certidão de antecedentes pode demonstrar idoneidade e tranquilizar o locador quanto à sua conduta. Afinal, contratos de aluguel envolvem confiança, e qualquer fator que ajude a fortalecer essa relação é bem-vindo.
Já no caso dos compradores, essa certidão pode ser exigida quando a compra envolve financiamentos ou parcerias com órgãos públicos. Em algumas transações mais complexas — como compra por meio de consórcios ou com uso de FGTS — bancos e instituições financeiras também podem solicitar esse documento.
Portanto, mesmo que não seja uma exigência legal em todos os casos, apresentar a certidão de antecedentes pode facilitar — e acelerar — o processo de aprovação do contrato.
Como emitir corretamente sua certidão de antecedentes criminais
Se você está prestes a fechar um contrato e precisa emitir antecedentes criminais, saiba que o processo hoje é rápido e digital. A maioria dos estados brasileiros permite que a certidão seja solicitada online, diretamente nos sites das secretarias de segurança pública ou da Polícia Federal.
O documento costuma ficar pronto em minutos, e pode ser impresso ou salvo em PDF, já com código de validação. Ou seja, é prático e seguro — ideal para quem está no meio de um processo de negociação e precisa apresentar tudo o mais rápido possível.
Mas atenção: a certidão tem prazo de validade (geralmente 90 dias), então é importante verificar se a versão que você tem ainda está dentro do período aceito pela imobiliária ou pelo banco. Uma certidão vencida pode atrasar o processo ou até invalidar a proposta.
Fazer isso com antecedência evita correria e mostra que você é uma pessoa organizada — algo que conta muito quando se trata de fechar negócios.
Imóveis e certidões federais: quando são necessárias?
Quando a negociação envolve órgãos públicos ou valores mais elevados, a antecedentes criminais federal pode ser solicitada. Esse tipo de certidão cobre crimes investigados e julgados na esfera federal — como sonegação fiscal, crimes financeiros ou lavagem de dinheiro.
Para compras via financiamento habitacional, por exemplo, alguns bancos pedem não só as certidões estaduais, mas também federais dos compradores e vendedores. Isso garante que não há nenhum processo pendente que possa colocar a transação em risco jurídico.
Também é comum a exigência desse documento em contratos firmados por empresas, como locação de galpões, escritórios ou franquias. Nesse caso, tanto a pessoa jurídica quanto os sócios podem ser solicitados a apresentar as certidões — uma medida preventiva que virou rotina no mercado imobiliário.
Ou seja, se você está envolvido numa transação imobiliária mais robusta, pode preparar essa documentação com antecedência. Ela pode ser o diferencial entre fechar o negócio ou ter a proposta congelada.
A importância de manter as certidões sempre atualizadas
Quem pretende fechar negócio com imóvel precisa estar pronto para apresentar documentos atualizados, especialmente a emissão de antecedentes criminais. Como essas certidões têm validade curta, é preciso ficar de olho nos prazos para não correr o risco de entregar algo vencido — o que pode atrasar (ou até anular) a negociação.
Uma boa prática é salvar todas as certidões em um local de fácil acesso, como um drive na nuvem, com anotações sobre a data de emissão e vencimento. Isso evita surpresas e garante que você tenha tudo em mãos no momento certo.
Além disso, manter esse hábito de renovação periódica não serve apenas para transações imobiliárias. Pode te ajudar em processos seletivos, concursos, parcerias comerciais e qualquer outra situação que exija comprovação de idoneidade.
Organização nesse ponto é um diferencial enorme. E, convenhamos, é bem mais fácil gastar 10 minutos se preparando do que lidar com o stress de um contrato suspenso por falta de papelada.
Proprietários também precisam apresentar certidões?
Sim! Muita gente pensa que só o comprador ou o inquilino é que precisa apresentar certidões. Mas a verdade é que os proprietários também são obrigados, em diversas situações, a comprovar sua regularidade para validar o contrato de compra ou locação.
No caso da venda de um imóvel, certidões do proprietário e do imóvel são exigidas em cartório para efetivar a escritura. Isso inclui certidões negativas de débitos fiscais, cíveis e trabalhistas — tanto na esfera estadual quanto federal. É um protocolo de segurança jurídica para evitar futuras disputas sobre o bem.
Já nos contratos de locação, o locador pode ser solicitado a apresentar certidões que comprovem que o imóvel está regularizado, sem dívidas de IPTU ou taxas condominiais, por exemplo. Também é comum que imobiliárias solicitem certidões do proprietário para se resguardar legalmente.
Portanto, se você é dono de um imóvel e está pensando em alugá-lo ou vendê-lo, não espere o comprador ou inquilino pedir. Antecipe-se. Estar com a documentação em dia acelera o processo e transmite segurança — dois itens fundamentais para fechar bons negócios.
